Bloqlar

Peşəkar e-mail necə yazılmalıdır?

 Texnologiyanın sürətli inkişafı nəticəsində məktublaşmalar da öz yerini elektron məktublara vermişdir. İş həyatında e-maillər bunu yerinə yetirir və çox önəmli yer tutur. İş mühitində çox sayda e-maillər göndərir,  həmçinin də qəbul edirik. Yazdığımız e-maillər qarşı tərəfdə bizim haqqımızda müəyyən təəssürat yaradır. Buna görə də e-mail yazışmalarında bir sıra məsələlərə diqqət etmək lazımdır.

1.Professional e-mail ünvanı

 İş həyatında, xüsusilə də, rəsmi yazışmalarda ilkin təəssürat çox önəmlidir. E-mail yazışmalarında isə ilkin təəssürat professional e-mail ünvanından başlayır. Qeyri-peşəkar e-mail ünvanından göndərilmiş e-maillər ciddi qarşılanmır və qarşı tərəfdə haqqınızda müsbət fikir formalaşdırmır. Qarşı tərəfdə özünüz haqqında ilkin müsbət rəy formalaşdırmaq istəyirsinizsə, rəsmi və professional e-mail ünvanınız olmalıdır. Buna görə e-mail ünvanınızı yaradarkən ad və soyadınızdan istifadə etmək tövsiyə olunur.

2.Mövzu

   E-mail yazışmalarında mövzu ən vacib hissələrdən biridir. Çünki göndərilən e-maildə qarşı tərəfin gördüyü ilk bölüm mövzu (subject) bölümüdür. Peşəkar e-maillər mövzu ilə başlamalıdır. Bu hissə e-mail alan şəxsdə mətnin nə haqqında olması barədə ilkin təəssürat yaradır. Mövzu qısa və konkret olmalıdır. Mövzusuz (no subject) e-maillər ciddiyyətdən uzaq hesab olunur və bu cür e-maillərin oxunması ehtimalı çox azdır.

3.Salamlama

E-mailinizi salamlama ilə başlayın. Bu zaman müəyyən nəzakətli müraciət formalarından istifadə etmək məqsədəuyğun olar. ”Cənab”, ”xanım”, ” bəy”, ”müəllim” kimi ifadələr e-maili oxuyan şəxsdə sizin haqqınızda müsbət fikir yaradacaqdır. E-mail yazdığınız şəxs dostunuz və ya səmimi olduğunuz başqa bir şəxsdirsə, müraciət edərkən “sən” deyə xitab edə bilərsiniz. Lakin rəsmi yazışmalarda daha çox “siz” müraciət formasından istifadə etmək tövsiyə edilir. Çünki bu halda yazışmada ciddiyyət və rəsmilik qorunur.

4.Qısa və konkret

   E-mail yazarkən diqqəti əsas mövzuya çəkmək lazımdır. İlk cümlələrdən başlayaraq qısa və konkret olaraq mövzu haqqında məlumat verilməlidir. Uzun və mürəkkəb  cümlələr qurmaq, fikri dolayı yolla ifadə etmək olmaz. Uzun yazılar yorucu ola bilər və e-maili alan şəxs onu anlamaqda çətinlik çəkə bilər. Əgər cavab e-maili yazırsınızsa, sizə ünvanlanmış bütün sualları ətraflı cavablandırın. Yoxsa cavablandırılmamış suallar barəsində yenidən e-mail alacaqsınız.

     Yazıda orfoqrafik qaydalara riayiət edin. Lazım olmadıqda böyük hərflərlə yazmayın. Çünki böyük hərflə yazılan yazıları qarşı tərəf “əmr”, “bağırmaq”, “kobudluq” kimi anlaya bilər.

    5.Sağollaşma

E-maillərin əvvəli qədər sonu da çox önəmlidir. Sonda “hörmətlə”, “ən xoş arzularla”, “öncədən təşəkkürlər” kimi ifadələrdən istifadə etmək lazımdır. Bu həm sizin işinizdə peşəkar biri olduğunuzu, həm də qarşı tərəfə olan hörmətinizi göstərir.

6.Elektron imza

Peşəkar e-maillərdə ən vacib amillərdən biri də elektron imzadır. Elektron imza e-mailinizi oxuyan şəxsin sizin haqqınızda daha ətraflı məlumat almasına kömək edir, həmçinin e-mailinizin professional və peşəkar görünməsini təmin edir. Elektron imzaya ad, soyad, ünvan, telefon nömrəsi, sosial media hesablarınızın keçidləri aiddir.